[SharePoint] Créer des Workflows avec Visio 2010 et SharePoint Designer 2010 – Part 2

Voici la suite de l’article sur les workflows dans Microsoft Office Visio 2010, que vous pouvez retrouver ici.

Maintenant que nous avons généré notre diagramme de workflow dans Visio, il va falloir le traiter dans Microsoft SharePoint Designer 2010 afin de permettre ensuite sa publication vers les sites SharePoint.

Connectons-nous au site SharePoint .

SPD2K10

Notons au passage les diverses options offertes dans SharePoint Designer.

  • Ouvrir un site SharePoint
  • Personnaliser le MySite Utilisateur
  • Créer un nouveau site vierge
  • Créer un blog
  • Créer un site d’équipe
  • Ajouter un site dans l’arborescence du MySite Utilisateur
  • Créer des sites basés sur d’autres modèles

Tous les modèles que l’on retrouve dans SharePoint Server sont accessibles à travers SharePoint Designer.

Templates 

Continuons sur nos workflows…..

Un fois connecté sur notre site SharePoint, SharePoint Designer nous permet d’accéder à l’ensembles des composants disponible sur celui-ci.

SPD1

SPD2

SharePoint Designer donne un accès rapide aux principaux éléments

  • Les listes et bibliothèques
  • Les Workflows
  • les pages du site
  • le contenu enrichie
  • Les types de contenu
  • les colonnes de site
  • Les types de contenu externe
  • Les sources de données
  • Les Master Pages
  • Les groupes SharePoint
  • Les sous-sites
  • Les fichiers

Dans notre cas c’est les workflows qui nous préoccupe, choisissons la catégorie Workflows dans le volet de navigation. SharePoint Designer permet l’accès aux workflows existant sur le site…. Même ceux qui sont crée par Microsoft!!!!! Et oui il est désormais possible d’éditer les workflows natifs d’un site SharePoint. smile_regularsmile_teeth

SharePoint Designer WKF

SharePoint Designer 2010, hérite enfin du ruban Office, ce qui n’était pas encore le cas de la version 2007, qui ressemblait plus à l’ancêtre Frontpage….

En regardant attentivement le ruban, on aperçoit un bouton permettant de faire l’import à partir de Microsoft Visio. C’est précisément ce qu’il nous faut puisque nous avons déjà un diagramme Visio exporter pour SharePoint Designer. Lors de l’importation de notre fichier exporter à partir de Visio, SharePoint Designer nous propose plusieurs solutions:

Import Workflow SharePoint Designer

Nous pourrions attacher ce workflow directement sur une liste ou une bibliothèque, ou encore créer un workflow réutilisables basé sur un type de contenu SharePoint.

Pour cet article, je vais juste attacher le workflow à une bibliothèque existante.

Une fois importer, le designer s’ouvre et permet l’accès aux étapes de notre workflow. Afin de mieux visualiser ce qui a été créé par Visio, je compare les deux versions:

Flux SPD 2010 Impoter de Visio
Workflow importé dans SharePoint Designer depuis Microsoft Office Visio
 
FullWKF
Workflow créé dans Microsoft Office Visio 2010 et exporté vers SharePoint Designer 

La logique écrite dans Visio 2010 pour ce workflow est fidèlement repris par SharePoint Designer après l’import. Maintenant il ne reste plus qu’à finaliser notre workflow dans SharePoint Designer. Il suffit pour cela de mettre à jour les valeurs des champs de notre workflow en cliquant simplement sur les liens dans le designer.

Flux SPD 2010 Impoter de Visio Finalisé

Maintenant que notre workflow est finalisé, il ne reste plus qu’à le sauvegarder et publié celui-ci sur notre site SharePoint.

SharePoint Designer permet également l’accès aux paramètres de notre Workflow.

WKF Settings

Notamment la possibilité d’éditer notre workflow, Ouvrir la liste associé, ouvrir la liste des tâches associé ce workflow, ainsi que l’historique de ce workflow. Tout comme auparavant, il possible de déterminer les options de démarrage de notre workflow, ainsi que le formulaire InfoPath associé à ce workflow.

Nouveauté, la possibilité d’afficher la visualisation du diagramme Visio des étapes de notre workflow dans la page d’état de celui-ci.

Voici le résultat de notre workflow à la suite de la création d’un document dans la bibliothèque associé à notre workflow.

Document WKF 1 

Le document à bien été renommer en ‘Service Marketing 1’ puisque la colonne Services crée pour cet article, comportait la valeur ‘Marketing’ lors de la création du document. La page d’information de notre workflow, permet de suivre les étapes de celui-ci, avec une vision des étapes du workflow en diagramme Visio.

Workflow Information

Attention toutefois lors de la création des workflows de bien associé les étapes correspondantes aux descriptions de celles-ci, sous peine de se retrouver avec un diagramme Visio qui ne correspond pas à la réalité des actions effectués par le workflow lui même.

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